Etika Penggunaan Emel Dan Internet.

 

Etika Penggunaan Emel Dan Internet.

1.0 TUJUAN

Memastikan penggunaan yang berkesan tanpa memberi impak negatif ke 
atas capaian kepada sistem-sistem aplikasi lain yang beroperasi di dalam jaringan.

2.0 TUMPUAN MASALAH

Dua (2) faktor penting yang mempengaruhi keupayaan jaringan dalam

memberi perkhidmatanyang optimum ialah :

a. Memilih masa penggunaan yang sesuai; dan

b. Cara penggunaan yang betul.

3.0 HAK PENGGUNAAN EMEL DAN INTERNET

Kemudahan penggunaan emel dan internet adalah tertakluk kepada peraturan   

jabatan dan boleh ditarik balik jika penggunaannya menyalahi peraturan

tersebut.

4.0 KAEDAH PENGGUNAAN YANG BETUL (do’s and don’ts)

4.1 AKAUN emel

a. Katalaluan (password) emel hendaklah dirahsiakan dari pengetahuan

   umum;

b. Mengaktifkan emel pada seluruh waktu kerja;

c. Menggunakan akaun emel milik persendirian yang rasmi di dalam urusan 

    kerja-kerja rasmi;

d. Tidak membabitkan diri di dalam aktiviti penyamaran alamat emel.

4.2 PENYENGGARAAN KOTAK MEL

Penyenggaraan kotak mel pada komputer mikro adalah menjadi 

tanggungjawab setiap pengguna. Tugas-tugas itu merangkumi:

a . Menghadkan jumlah mel yang harus disimpan;

b . Menghapuskan mel-mel yang tidak penting;

c . Mel-mel yang penting dan berbentuk rahsia atau peribadi hendaklah 

    dipindahkan ke tempat yang lebih selamat;

4.3 PENYEDIAAN emel

a. Berikan mel tajuk (subject) yang sesuai untuk mengambarkan 

    isikandungannya;

b. Mel yang bertajuk akan memudahkan penerima memberi keutamaan ke

    atas mel-mel yang akan dibaca atau dirujuk;

c. Tulis kandungan mel sama seperti anda akan menulis di atas kertas;

d. Amalkan menulis kandungan mel dengan ringkas dengan penggunaan

    bahasa yang betul dan sopan;

e. Kandungan mel tidak seharusnya mengandungi maklumat rahsia atau

    peribadi;

f. Kandungan mel yang tersusun akan kelihatan teratur dan mudah dibaca;

g. Gunakan tandatangan (signature) bagi membolehkan penerima mendapat

    maklumat asas mengenai diri anda;

h. Amalkan penggunaan buku alamat (address book) untuk menyimpan

    alamat-alamat emel yang akan digunakan kemudian nanti.

i. Jika anda melampirkan fail ‘attachment file’, pastikan saiz fail itu tidak

terlalu besar; dan

j. Elakkan diri dari menggunakan kemudahan emel untuk tujuan menghasut,

menfitnah, menghantar berita palsu, menerbit semula hakcipta atau aktiviti-

aktiviti lain yang ditegah oleh undang-undang siber.

4.4 PENGHANTARAN emel

a. Jangan libatkan diri anda dalam aktiviti penghantaran mel sampah(flaming),

    mel bom (mail bombing) dan mel spam;

b. Pastikan dengan betul alamat emel yang hendak dihantar;

c. Gunakan kemudahan arahan (cc:) dan (bcc:) untuk menyalinkan mel

    kepada orang tertentu; dan

d. Mel yang tidak berjaya dihantar akan berada di dalam folder outbox dan

    boleh diedit untuk dihantar semula.

4.5 MEMBUKA emel

a. Memeriksa kotak mel dalam jangkamasa waktu yang sesuai kerana ada

    mel perludiambil perhatian atau tindakan segera; b. Jawab mel yang dirujuk 

    denganmenggunakan arahan (reply:) atau (reply all :) dimana perlu; dan

c. Arahan forward membolehkan mel yang diterima dipanjangkan kepada

    orang lain.

4.6 MENJADI AHLI DALAM SENARAI MEL (MAILING LIST) ATAU

      KUMPULAN PERBINCANGAN (DISCUSSION GROUP)

a. Pilihlah kumpulan perbincangan atau senarai mel yang sesuai dan sihat

    untuk mendapatkan maklumat yang relevan;

b. Jangan daftarkan diri anda dalam senarai mel tertentu yang menyebabkan  

    anda menerima sejumlah mel yang banyak pada setiap hari ;

c. Apabila seseorang menawarkan sesuatu perkhidmatan atau memohon

    nasihat, jawablah dengan tertib dan jujur;

d. Mel komen peribadi hendaklah dihantar kepada penerimanya sahaja dan

    bukan kepada semua ahli;

e. Anda seharusnya mengeluarkan alamat emel daripada senarai mel atau

    kumpulan perbincangan apabila anda beranggapan ianya tidak banyak

    memberi faedah dan berunsur negatif;

f. Berilah pendapat yang sihat dan jawablah segala pertanyaan dengan tertib

   dan elakkan dari pertelagahan; dan

g. Gunakan sumber rujukan untuk menerangkan sesuatu yang pada

    anggapan anda sukar difahami atau sukar diterima oleh ahli lain.

5.0 INTERNET

5.1 MELAYARI WORLD WIDE WEB (WWW)

a. Browse atau carilah maklumat menerusi WWW yang berkaitan dengan   

    tugas anda sebagai penjawat awam.

b. Bertindaklah sebijak mungkin di dalam membuat carian (searching) dengan

    mengkhususkan bahan atau perkara yang diingini;

c. Memilih enjin pencari yang sesuai agar carian itu dapat dilakukan dengan

    lebih efisyen dan mendapat tindak balas yang lebih cepat;

d. Elakkan diri anda dari melawat laman-laman yang akan menjatuhkan

    maruah anda dan imej jabatan;

e. Anda juga dilarang daripada melawat laman-laman yang memuatkan

  maklumat anti kerajaan atau subversif yang bertentangan dengan undang-

  undang negara;

f. Amalkan membuat penanda (bookmark) pada laman yang berfaedah untuk

   rujukan kemudian hari; dan

g. Cetaklah dokumen yang difikirkan akan digunakan untuk tujuan rujukan.

5.2 PROSES MEMINDAHKAN FAIL

a. Aktiviti pemindahan fail seharusnya dilakukan selepas waktu pejabat;

b. Pastikan anda mempunyai ruang storan yang mencukupi sebelum

    melakukan aktiviti pemindahan itu;

c. Cakera keras (hard disk) memerlukan ruang storan sebesar 40 MB untuk

membolehkan sistem pengoperasian berjalan dengan lancar;

d. Kaedah memindah fail yang biasa ialah dengan menggunakan arahan File

    Transfer Protocol (FTP), HyperText Transfer Protocol (HTTP) atau proses

    ‘downloading’ biasa;

e. Baca dan fahami akan tawaran atau syarat-syarat tersebut sebelum anda

    memulakan aktiviti itu;

f. Adalah menjadi tanggungjawab pengguna untuk menyemak keperluan

   hakcipta dan mematuhi segala peraturan mengenainya;

g. Segala bentuk perjanjian perkhidmatan dan urusniaga elektronik (kad

    kredit) yang dilakukan adalah menjadi tanggungjawab pengguna

    sepenuhnya;

h. Jika anda akan melakukan urusniaga elektronik, pastikan pembekal

    memproses permohonan itu dengan menggunakan pelayan selamat

   (secured server).

6.0 KESIMPULAN

Etika ini diharap dapat dipatuhi sepenuhnya oleh semua peringkat pengguna bagimewujudkan masyarakat pengguna emel dan internet yang bertanggungjawab dan penyayang.Berbanggalah dengan kemudahan yang diberikan ini dan jadilah pengguna yang bijaksana demi untuk meningkatkan produktiviti jabatan secara keseluruhannya. Bertekadlah untuk meletakkan diri anda sebagai penjawat awam yang kompiten dan progresif demi mencapai cita-cita yang menjurus  kepada perkhidmatan awam yang terunggul di dunia. Etika ini diharap dapat dipatuhi sepenuhnya oleh semua peringkat pengguna bagimewujudkan masyarakat pengguna emel dan internet yang bertanggungjawab dan penyayang.Semoga kita semua akan menjadi pengguna yang lebih bijaksana demi untuk meningkatkan produktiviti jabatan secara keseluruhannya.

 http://ytrg.terengganu.gov.my/pdf/emel/etika.pdf